Depuis 2016, la suite Microsoft 365 Education s’est enrichie d’un nouveau service, Microsoft Forms, un outil très pratique pour créer et diffuser des formulaires en ligne orientés questionnaires et tests.
Vous disposez via votre compte Microsoft 365 d’un accès à l’application Forms, un outil très pratique pour créer et diffuser des formulaires simples en ligne. Vous pouvez ainsi lancer un sondage, réaliser un quiz ou interroger plus longuement vos interlocuteurs. Pour l’analyse des résultats, vous accédez en temps réel à une interface très visuelle et très intuitive. Suivez la démo…
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Connectez-vous
Pour accéder au service Forms, passez soir par votre compte Microsoft en ligne (http://portal.office.com) ou rendez-vous à l’adresse https://forms.office.com. Si vous n’êtes pas connecté à votre compte office, vous accédez à une page de présentation. Cliquez sur le bouton « Commencer ». Saisissez votre identifiant et votre mot de passe puis cliquez sur « Se connecter ».
Dans la page, repérez le bouton "Nouveau questionnaire" et cliquez dessus.
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Interface intuitive
Vous êtes dans l'éditeur de questionnaire (ou formulaire).
Vous accédez à deux onglets : « Questions » (l’ensemble des éléments constitutifs de votre formulaire) et « Réponses » (pour afficher les réponses à votre formulaire diffusé). Donnez un titre à votre nouveau formulaire en cliquant sur « Questionnaire sans titre ». Vous pouvez également ajouter une image ou une vidéo pour illustrer votre questionnaire. Sous le titre vous pouvez remplacer la formule « Entrer une description » par un texte de description de votre choix.
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Menu des questions
En cliquant sur le bouton "Ajouter" vous faîtes apparaître la barre de menu des éléments de votre formulaire et un sous-menu en bout de barre offre d'autres options :
Choix : question à choix simple ou multiple
Texte : champ texte
Evaluation : valeur d'appréciation
Date : demande de rdv par exemple
Classement : pour un ordre de référence
Likert : utilisé pour évaluer une opinion
Chargement de fichier : pour un upload
Net promoter score : valeur de recommandation
Section : permet de regrouper des questions
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Ajoutez une question
Choisissez l'option "Choix" pour créer une première question. Hormis les champs réservés à la question et aux différentes réponses possibles (notées option 1, option 2 etc.), on constate la présence de quatre zones de boutons et fonctionnalités :
Zone 1 : barre de fonctionnalités globale qui permet de dupliquer ou supprimer la question, et de la déplacer dans le formulaire.
Zone 2: barre des réponses qui permet de supprimer une réponse, de lui attribuer un commentaire spécifique si elle est choisie, ou de la définir comme étant la bonne réponse dans le cadre d'un quiz.
Zone 3 : les paramètres de la question permettent d'accepter plusieurs réponses, de la rendre obligatoire et même de lui attribuer des points (pour un QCM noté par exemple).
Zone 4 : un ensemble de fonctionnalités supplémentaires très intéressantes pour mélanger l'ordre des questions, afficher les réponses sous la forme d'une liste, insérer une formule mathématique, ajouter un sous-titre à la question ou encore établir une logique conditionnelle au formulaire (notion d'embranchement).
Remarque
Forms propose un parcours conditionnel pour chaque formulaire. C'est la fonction d'embranchement. Cela veut dire qu'on peut établir qu'une question "suivante" va dépendre de la réponse apportée à la question en cours. Par exemple pour la question "Possédez-vous le permis de conduire : oui / non". Celui qui répond "oui" passe ensuite à la question "Avez-vous une voiture ?" alors que celui qui a répondu "non" devra répondre à la question "Avez-vous l'intention de le passer ? ".
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Personnalisation visuelle
Vous avez la possibilité de personnaliser l'aspect de votre formulaire en choisissant une illustration de fond. Il suffit de cliquer sur le bouton "Thème" en haut à droite de votre page de formulaire. En cliquant sur le bouton "+" du volet des thèmes vous aurez la possibilité de télécharger votre propre image. Enfin, vous pouvez vérifier votre formulaire en cliquant sur le bouton "Aperçu" en haut à droite de votre page.
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Paramétrage du formulaire
A partir des trois petits points situés sur la barre de menu en haut à droite de la page vous atteignez un menu qui vous permet d'imprimer éventuellement le formulaire mais qui permet surtout d'ouvrir le volet de paramétrages de celui-ci. En particulier, c'est à cet endroit que l'on définit qui peut répondre à ce formulaire (qui sera diffusé à travers le web) et fixer des options d'échéance ou de personnalisation du message de remerciement.
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Publication du formulaire
En cliquant sur le bouton "Partager" en haut à droite de votre page, vous allez générer une page HTML publiée sur le web et contenant votre formulaire. Vous générez alors une adresse web pour accéder à ce formulaire ou un code QR. Vous pouvez également décider de faire de ce formulaire un modèle ou encore le partager pour collaboration (c'est à dire en consultation et modification).
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Lecture des résultats
La lecture des résultat de votre formulaire se fait en temps réel. Il suffit de se placer sur l'onglet "Réponses" pour voir s'afficher graphiquement la répartition des réponses reçues. L'ensemble des données peut être exporté en un clic dans un fichier Excel.
Remarque
Pour le traitement en temps réel des réponses récoltées il est intéressant et facile de créer un flow à partir de l'application Power Automate également disponible dans notre pack Microsoft 365. On peut imaginer par exemple remplir automatiquement un tableau Excel ou une bibliothèque SharePoint chaque fois qu'une réponse est envoyée.
