Pouvoir d’un seul coup d’œil repérer tous les documents que vous partagez ou qui vous sont partagés sur le Cloud, telle est la fonction de Delve, l’outil d’agrégation en ligne de la suite Microsoft 365.
Cet outil d’agrégation et de curation de ressources est destiné à vous donner un accès plus instantané à tous les documents qui vous sont partagés en ligne par votre structure (entreprise, école etc) et vos contacts (internes ou externes). Delve effectue également un tri selon vos habitudes de consultation pour vous présenter ces documents (articles, docs, commentaires etc) de la manière la plus pertinente. Découvrons son fonctionnement…
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Accédez à Delve
Pour accéder à Delve, connectez-vous à votre compte Office (https://portal.office.com). Cliquez sur le « Sélecteur d’applications Office » (bouton en haut à gauche de votre page symbolisé par 9 petits carrés) et cliquez sur Delve.
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Interface intuitive
L’interface de Delve est très intuitive. A gauche une barre de menu simple donne accès à trois rubriques et à l’ensemble de vos contacts qui ont partagés au moins un document sur le Cloud (sur OneDrive ou SharePoint). A gauche, la page se remplit automatiquement de l’ensemble des documents qui vous sont partagés.
Remarque
Si malgré cela vous rencontrez à nouveau des problèmes de connexion au WiFi, merci de contacter le service informatique de la DSI en créant un ticket sur le Portail d'assistance.
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Le menu
Le bouton « Moi » du menu ouvre la page « A propos de moi » (accessible également à partir du bouton de paramètre du compte en haut à droite de l’écran). Hormis une description de vous-même (que vous pouvez profiter pour mettre à jour), vous y trouvez la possibilité de « Revenir à vos documents récents », de cliquer directement sur l’un de vos contacts et de visualiser les tous derniers documents mis à jour. Détail intéressant, vous pouvez également ajouter un nouveau billet à votre blog personnel sur SharePoint.
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Documents partagés
Retournons à la première page en cliquant sur le bouton « Accueil ». Chaque document présenté l’est sous une forme identique : nom du propriétaire, date de la dernière modification, type de fichier (PDF, Word, Excel etc.), nom du fichier, nombre de vues, et trois boutons en bas d’encadré : Ajouter aux favoris, Gérer les panneaux et un menu symbolisé par trois points.
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Favoris
Lorsque vous cliquez sur le premier symbole (Ajouter aux favoris) votre document est automatiquement ajouté à la liste de vos document favoris. Faites-le. Pour accéder à la liste complète de vos favoris il vous suffit de cliquer sur le bouton « Favoris » dans le menu. Essayez. Pour sortir un document de vos favoris il suffit de recliquer sur le symbole désormais bleuté.
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Les panneaux
Si vous cliquez sur le second symbole (Gérer les panneaux) Delve vous donne la possibilité d’accoler une étiquette spécifique à votre document. Ce « panneau » vous permet de regrouper certains documents par thème. Cliquez sur ce bouton sur un premier document. Dans la fenêtre qui s’ouvre insérez un nom d’étiquette (de panneau) dans le champ spécifique. Validez en appuyant sur la touche « Entrée » de votre clavier.
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Consultation des panneaux
Vous constatez que vous pouvez insérer plusieurs « panneaux » à un même document à la manière de mots clés. Pour en ôter un, il suffit de cliquer sur la croix correspondante. Fermez la fenêtre et cliquez sur le bouton « Favoris » du menu. Les « Panneaux » sont désormais créés et en cliquant dessus vous accédez à l’ensemble des documents attachés au thème correspondant.
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Partage
Enfin, le bouton symbolisé par trois points affiche un menu avec trois options. « Envoyer un lien » et « Copier le lien » va vous donner la possibilité de partager en consultation le document en question. Le troisième bouton vous permet d’accéder à la liste de tous les utilisateurs qui peuvent consulter ce document, même si vous n’en êtes pas propriétaire.
Remarque
Delve rassemble et trie très simplement les documents que nos contacts nous partagent. Pour le travail collaboratif sur le Cloud, il est particulièrement appréciable de pouvoir accéder à tous vos différents documents disponibles, à partir d'une seule et unique application.
