Teams est l’interface du pack Microsoft 365 qui propose une messagerie collaborative complète, des fonctionnalités de partage étendu de documents et une bibliothèque de connecteurs à des applications externes. C’est l’outil de communication par excellence dédié au travail collaboratif et idéal pour la visioconférence ou la dispense de cours en distanciel.
Depuis l’arrivée du Cloud et de tout ce qu’il offre de possibilités technologique, Microsoft enrichit la suite Office de nombreuses applications et outils adaptés à nos besoins professionnels via d’internet. Afin de centraliser l’accès à l’ensemble des fonctionnalités d’Office 365, Microsoft a donc créé une interface intuitive, apte à se connecter à toutes ses applications en ligne. Derrière son apparente simplicité d’utilisation, Teams offre en réalité un accès direct à toutes les fonctionnalités du pack Microsoft 365. Ainsi, Teams facilite le travail en équipe, la communication en temps réel, la planification des tâches, l’assignation de devoirs ou encore le partage de documents. Au delà de ses propres fonctionnalités Teams se présente comme l’outil central de la mise en place, la gestion et l’efficience de tout projet collaboratif.
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Accéder à Teams
Teams existe en trois versions distinctes : une version en ligne accessible à partir de votre navigateur, une version en local appelée "client lourd" et installée sur votre disque dur et une version pour téléphone mobile qui fonctionne sous IOS, Windows Phone et Android. Pour une première connexion, accédez à votre compte Office en ligne à l’adresse : https://portal.office.com.
Dans la liste des icônes d’applications disponibles cliquez sur Teams. A l'ouverture de l'application il vous est proposé de télécharger puis d'installer le client lourd de Teams (l'application en local).
Un bon conseil : faites-le. En effet, La version locale nécessite moins de ressources mémoires, elle peut se lancer automatiquement au démarrage de votre ordinateur et elle gère facilement les notifications.
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L'interface
On distingue globalement 6 espaces spécifiques dans l'interface de Teams (à noter que la version en ligne de Teams possède exactement la même interface que son client lourd) :
Une barre de navigation verticale à gauche de l'écran,
Une barre de recherche horizontale en haut de l'écran. A la droite de cette barre, une pastille ronde affichant soit votre photo (si vous l'avez personnaliser dans votre compte) soit vos initiales, donne accès aux paramètres de Teams,
Une seconde barre de navigation verticale, plus large, permet d'accéder plus rapidement aux informations que l'on recherche dans la rubrique en cours,
Une barre horizontale spécifique offre un troisième niveau de navigation selon la rubrique dans laquelle on se trouve,
C'est l'espace principal d'accès aux informations. Elle s'adapte au contenu qu'il s'agisse de la messagerie, d'une liste de fichiers ou de l'interface d'une application pour lire et modifier un document,
Une barre d'outils propre à la messagerie qui permet de personnaliser son texte, d'ajouter des emoticons ou des GIFS animés, ou encore de partager un document.
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Interface Plan
La page de votre nouveau plan apparaît. On observe trois zones distinctes : une barre de menu en haut à gauche associée à un « logo » (un carré coloré avec les initiales du projet), un second menu en haut à droite qui permet d’ajouter des membres au projet et de changer le mode d’affichage (par compartiments, par attributions ou par avancement) et une zone présentant les compartiments et les tâches définies.
Définitions
– Compartiment : vous pouvez regrouper les différentes tâches d’un projet dans des « Compartiments », des dossiers spécifiques qui vous permettent d’avoir un regard général plus précis et efficace sur l’avancement des tâches. – Tâche : est un travail unique défini en particulier par son nom, son objet (son contenu), son objectif temps (sa date d’échéance), et son attribution (qui est chargé de la réaliser). – Tableau : c’est la vue par défaut du projet qui présente les compartiments et les tâches. – Graphiques : c’est la vue de synthèse de l’état d’avancement du projet. Cette vue compte le nombre de tâche restantes, signale les retards, les encours, les tâches non commencées et celles terminées, et présente la liste des membres du projet. – Bloc-notes : Vous pouvez associer à votre plan un bloc-note à partir de OneNote.
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Nouvelle tâche
Créons une nouvelle tâche en cliquant sur le bouton « + ». Saisissez le nom de la tâche dans le champ réservé. Puis cliquez sur le bouton « Ajouter une tâche ». Sous la barre « + » apparaît votre première tâche. Cliquez dessus. S’ouvre alors une fenêtre qui va nous permettre de préciser tout l’environnement du travail à effectuer. On y retrouve le titre de la tâche et le nom du créateur de la tâche.
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Définir les options
Le menu du haut nous propose différentes options. En cliquant sur le bouton « Non commencées » vous pouvez formuler l’état d’avancement de la tâche : « Non commencées », « En cours » ou « Terminées ». Les deux boutons suivant vous permettent de situer la date de début de la tâche et surtout son échéance planifiée. Le dernier bouton (les trois points) offre la possibilité de supprimer la tâche.
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Précisez l’environnement
Vous pouvez maintenant préciser l’environnement de la tâche en y ajoutant une description, en y joignant un fichier ou en y assignant une adresse internet. Vous pouvez également découper la réalisation de la tâche en une série d’étapes à valider. Ajoutez deux ou trois éléments de la « Liste de vérification » en remplaçant plusieurs fois l’intitulé grisé « Ajouter un élément » par un nom d’étape. Les cases de ces étapes seront à cocher au fur et à mesure de leurs réalisations ce qui aura pour effet de barrer l’étape terminée.
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Les étapes
La fiche de la tâche est remplie. Choisissez entre la description et la liste de vérification (les étapes) ce que vous souhaitez voir apparaître en tant qu’aperçu dans votre page de synthèse de votre plan. Cliquez sur la case « Définir en tant qu’aperçu » correspondante.
Les commentaires
Dans la fiche de chaque tâche est présent un champs « Commentaire(s) » qui permet de créer une conversation exclusivement dédiée à la tâche en question. C’est très pratique pour garder une trace constante des remarques ou des difficultés rencontrées durant l’accomplissement de la tâche.
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Assignation des tâches
Il reste désormais à assigner cette tâche à l’un des membres du groupe de travail. Pour cela cliquez sur le bouton « + Attribuer ». La liste des membres déjà connus du groupe apparaît. Vous pouvez donc immédiatement cliquer sur l’un des noms proposés ou choisir d’intégrer un nouveau membre en cliquant sur « Ajouter une nouvelle personne ».
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Les étiquettes
Avant de refermer la fiche (qui s’enregistre automatiquement) vous remarquez sur le bord droit en haut de la fiche six étiquettes colorées. En passant votre souris sur ces onglets vous pouvez donner à chaque couleur une définition personnalisée (par exemple : Urgent, Prioritaire, Secondaire etc) et assigner l’onglet adéquat à la fiche en cliquant sur le carré de couleur correspondant. Définissez vos onglets et sélectionnez celui correspondant à la fiche en cours. Puis refermez la fiche en cliquant sur la croix en haut à droite de la fiche.
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Le suivi par le résumé
De retour sur votre page de plan, cliquez sur le bouton « Hub Planner » qui vous envoie à votre page d’accueil de Planner. Vous constatez désormais la présence du plan que vous venez de créer. En passant la souris sur votre plan vous voyez apparaître trois points. En cliquant dessus vous accédez à la commande « Ajouter aux favoris ». Faîtes-le. Votre plan passe dans la rubrique « Plans favoris » et s’affiche un résumé très visuel de l’état d’avancement de votre projet.
Le suivi
Il est intéressant de signaler l’interconnexion efficace de Planner et d’Outlook en ce qui touche aux calendriers, aux contacts et tout ce qui concerne la communication (notifications et messages) entre les membres. Chaque action dans Planner génère automatiquement un message de notification envoyé aux diverses intéressés.
