ASTUCE EXCEL

Excel – Mise en forme selon les données d’un tableau

Vous souhaitez pouvoir repérer en un coup d’œil certaines valeurs importantes d’un tableau Excel ? La commande « Mise en forme conditionnelle » va vous faire gagner un temps considérable…

Lorsque vous appliquez une mise en forme conditionnelle, c’est la présentation visuelle de votre document que vous transformez. Il ne s’agit pas simplement d’améliorer l’esthétisme de votre document mais bien de mettre en exergue certains éléments significatifs dans la lecture et l’analyse des données.

 

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En local

Lancez Excel en local et créez un nouveau classeur. Attention : la mise en forme conditionnelle ne peut pas être réalisée sur votre version en ligne d’Excel même si elle apparaît effectivement lorsque vous visualisez votre document en ligne.

En local
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Nouveau tableau

Nous allons constituer un tableau d’exemple à partir de chiffres aléatoires positifs, négatifs ou nuls. Commencez par tracer un tableau de 20 lignes sur 15 colonnes. Sélectionnez par exemple les cellules B3 jusqu’à P22 (cliquez dans la première cellule avec le bouton gauche de la souris et glissez jusqu’à la dernière cellule).

Nouveau tableau
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Valeurs aléatoires

Remplissez la première colonne pour intituler les lignes de « Un » à « Vingt » du haut vers le bas (en texte). Remplissez les autres cellules du tableau en y insérant la formule suivante : =ENT(ALEA.ENTRE.BORNES(-10;10)). Cela aura pour effet de donner à chaque cellule une valeur aléatoire comprise entre -10 et 10.

Valeurs aléatoires
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Mise en forme

Sélectionner l’ensemble des cellules de valeurs du tableau puis cliquez sur le bouton « Mise en forme conditionnelle » du ruban. Choisissez d’abord « Règles de mise en surbrillance des cellules » puis cliquez sur « Supérieur à… ». Dans la fenêtre inscrivez « 0 » comme valeur et sélectionnez « Remplissage rouge clair avec texte rouge foncé » comme paramètre de présentation. Cliquez sur « Ok ».

Mise en forme
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Plusieurs règles

Vous constatez que nous avons différencié visuellement les cellules à valeurs positives qui sont désormais colorées. Sur un même tableau vous pouvez appliquer plusieurs règles. Essayons par exemple de repérer les cellules à valeur nulle.

Plusieurs règles
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Nouvelle règle

Sélectionnez de nouveau l’ensemble des cellules de valeurs du tableau puis cliquez sur le bouton « Mise en forme conditionnelle » du ruban. Choisissez cette fois « Nouvelle règle… ». Dans la fenêtre qui apparaît cliquez sur « Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent ».

Nouvelle règle
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Appliquez

Choisissez les paramètres suivants : « Valeur de la cellule », « égale à » et « 0 ». Cliquez ensuite sur le bouton « Format » afin de personnaliser la mise en forme des cellules qui vont être repérées. Changez la couleur du « Remplissage » et choisissez de passer le texte en gras (onglet « Police »). Cliquez sur « Ok » pour valider le format puis sur « Ok » pour appliquer votre nouvelle règle.

Appliquez
Remarque

Comme vous avez pu le constater, vous disposez d’un panel assez étendu de choix de personnalisation de vos règles de présentation. N’hésitez pas à tester les mises en forme standards mais également les règles personnalisées. Un conseil : si vous avez la possibilité d’appliquer autant de règles que vous le souhaitez dans un même tableau, privilégiez toujours malgré tout la lisibilité de votre document en limitant la multiplication des couleurs.