FICHE FORMS

Forms – Créer des formulaires en ligne

La suite Office 365 Education s’enrichit d’un nouveau service, Microsoft Forms, un outil très pratique pour créer et diffuser des formulaires en ligne orientés questionnaires et tests.

Vous disposez via votre compte Office 365 un accès à l’application Forms, un outil très pratique pour créer et diffuser des formulaires simples en ligne. Vous pouvez ainsi lancer un sondage, réaliser un quiz ou interroger plus longuement vos interlocuteurs. Pour l’analyse des résultats, vous accédez en temps réel à une interface très visuelle et très intuitive.Suivez la démo…

 

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Connectez-vous

Pour accéder au service Forms, rendez-vous à l’adresse https://forms.office.com. Si vous n’êtes pas connecté à votre compte office, vous accédez à une page de présentation. Cliquez sur le bouton « Commencer ». Saisissez votre identifiant et votre mot de passe puis cliquez sur « Se connecter ».

Connectez-vous
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Une interface intuitive

Côté interface, difficile de faire plus simple. Cliquez sur le seul bouton : « Nouveau ».

Sur la barre d’option en haut vous ne trouvez que deux boutons : « Aperçu » (pour visualiser votre formulaire) et « Envoyer le formulaire » (pour le diffuser lorsque qu’il est terminé).

Côté formulaire vous accédez à deux onglets : « Questions » (l’ensemble des éléments constitutifs de votre formulaire) et « Réponses » (pour afficher les réponses à votre formulaire diffusé).

Une interface intuitive
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Créez un premier formulaire

Première manipulation, donnez un titre à votre nouveau formulaire. Cliquez sur « Formulaire en ligne » et insérer votre propre titre. Sous le titre vous pouvez remplacer la formule « Entrer une description » par un texte de description de votre choix. Faîtes-le.

Créez un premier formulaire
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Ajoutez une question

Cliquez sur le bouton « Ajouter une question ». Vous devez choisir un type de question parmi les cinq possibilités proposées : « Choix », « Questionnaire », « Texte », « Echelle de valeurs » et « Date. Nous allons explorer chaque option. Commençons par « Choix » en cliquant sur l’icône correspondant.

Ajoutez une question
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Gérez les options

Il n’y a pas plus intuitif que cette interface. Saisissez votre question dans le champs « Question » puis insérez les réponses « Option » (deux par défaut mais vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez). Vous pouvez éventuellement ajouter une option « Autre » selon la question posée.

Vous pouvez ensuite donner le droit à l’utilisateur de cocher plusieurs réponses (bouton « Plusieurs réponses »).

Gérez les options
Remarque

Pour chaque question vous pouvez rendre la réponse obligatoire (bouton « Réponse obligatoire ») et accéder à un ensemble d’options spécifiques en cliquant sur les trois points à droite du bouton « Réponse obligatoire ».

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Pour un quiz

Cliquez sur le bouton « Ajouter une question » et choisissez cette fois « Questionnaire ». Le principe est le même que précédemment. La différence tient au fait de pouvoir définir la bonne réponse (parfait pour un quiz par exemple). Pour cela, après avoir rempli vos options (et en avoir éventuellement ajouté) cliquez sur le symbole « check » (le  ) de la bonne réponse. Vous avez la possibilité de faire apparaître un message spécifique destiné au répondant selon la réponse qu’il coche (bouton « Afficher un message pour… » à côté de la corbeille de chaque option).

Pour un quiz
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Expérimentez !

Vous pouvez désormais essayer les trois autres types de question en cliquant successivement sur le bouton « Ajouter une question ». « Texte » propose une question qui nécessite un texte de réponse. « Echelle de valeurs » propose d’attribuer une note. « Date » fera apparaître un calendrier pour choisir une date. Essayez.

Expérimentez !
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Diffusez votre formulaire

Votre formulaire est prêt. Son enregistrement se fait automatiquement au fur et à mesure de sa constitution. Maintenant il reste donc à le diffuser. Cliquez sur le bouton « Envoyer le formulaire » de la barre du haut. Un volet de paramètres apparaît à droite de votre fenêtre. Les quatre moyens de diffusion de votre formulaire sont :

  • Copier-coller le lien : un lien vers votre formulaire est généré que vous pouvez envoyer fournir à votre cible.
  • Envoyer le lien par message : vous pouvez envoyer le lien généré directement par mail à partir de votre messagerie déclarée.
  • Télécharger et envoyer le code QR : vous donne la possibilité de récupérer une image (au format PNG) du code QR spécifique généré.
  • Obtenir le code incorporé : vous permet de récupérer le code HTML utile à l’insertion de votre formulaire dans une page web.
Diffusez votre formulaire
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Limitez dans le temps

En cliquant en bas de ce volet sur « Afficher tous les paramètres » vous accédez aux deux autres options de votre formulaire. Vous pouvez donc limiter l’accès à votre formulaire aux membres de votre organisation ou l’ouvrir à un public plus large. Vous pouvez également opter pour quatre options secondaires, la plus intéressante étant celle qui consiste à « Appliquer une échéance » c’est-à-dire à limiter dans le temps le remplissage de votre formulaire (pour un jeu concours par exemple).

Limitez dans le temps
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Envoyez

Pour terminer refermez le volet en cliquant sur le bouton « Envoyer le formulaire ».

Cliquez sur l’onglet « Réponses ». Vous accéder à toutes les statistiques de remplissage de votre formulaire par votre cible. Vous pouvez enfin exporter les résultats complets dans Excel (bouton « Ouvrir dans Excel ») pour analyse et traitements des données récoltées.

Envoyez
Remarque

Lorsque vous ouvrez les résultats de votre formulaire dans Excel, un message vous propose d’utiliser le complément (plugin) Microsoft Forms Data Sync qui vous permet d’obtenir une mise à jour en temps réel de votre fichier Excel au fur et à mesure que vos destinataires y répondent.