Plus de 25 ans après l’apparition de sa toute première suite de logiciels bureautiques (limitée à Word, Excel et PowerPoint), Microsoft propose désormais un environnement numérique de travail très complet avec sa licence Office 365…
La suite Office 365 regroupe des applications disponibles en local (Office 2016) et leurs déclinaisons sur le web, et un ensemble d’outils innovants dédiés au fonctionnement collaboratif. Membre d’une des écoles du Groupe IONIS vous disposez automatiquement d’un compte spécifique Office 365. Description…
Chaque compte auquel vous accédez à partir de l’adresse http://portal.office.com vous donne accès aux deux ensembles d’applications, le pack Office 2016 à installer en local et le service en ligne Office 365.
Si certaines applications (les plus récentes) possèdent exactement les mêmes fonctionnalités, d’autres voient leur version en ligne nettement allégées. C’est le cas en particulier des applications historiques d’Office. Il vous faudra donc toujours vous assurer que les modifications que vous souhaitez pouvoir opérer sur vos documents sont envisageables à partir d’internet ou s’il vous faudra utiliser la version locale de l’application concernée.
L’ensemble des applications
Voici un bref recensement descriptif des applications disponibles actuellement (attention : certaines applications ne seront distribuées qu’à des profils spécifiques) :
Access
C’est le Système de Gestion de Base de Données (SGBD) historique de la suite Office. Il possède son moteur de base de données (Ms Jet), une interface de manipulation des bases, un langage de programmation spécifique VBA (Visual Basic for Applications) et un éditeur graphique.
Class Notebook
Le bloc-notes pour la classe est plus un complément spécifique à OneNote qu’une application à part entière. Il permet à un enseignant de créer un espace de travail et de collaboration en ligne dans le cadre d’une classe. Il est conçu pour optimiser tous les échanges de formation (notes, cours, devoirs, notations etc).
Cet outil d’agrégation de ressources est destiné à trier par pertinence et à donner l’accès aux documents partagés en ligne par votre structure (entreprise, école etc). Delve repère sur votre réseau l’ensemble des documents (articles, docs, commentaires etc) susceptibles de vous intéresser et vous les présente ordonnés. A noter que Delve évolue seul en analysant vos habitudes de consultations. Pour en savoir plus cliquez ici !
Excel
Le célèbre tableur de Microsoft n’est plus à présenter. Il est le plus utilisé du marché et intègre de nombreuses fonctions de calcul, analyse de données, programmation et réprésentation graphique. Il fonctionne sur les plate-formes Microsoft, Mac OS, Android et Linux.
Très récemment inclus dans la suite Office 365 Education, Forms est un outils de conception de sondages, questionnaires, quiz, sondages etc en ligne. Très facile d’utilisation il permet de réaliser rapidement des formulaires simples et d’en extraire et d’en analyser les résultats. Pour en savoir plus cliquez ici !
Cette application est dédiée à la gestion, au partage et à la synchronisation de vos fichiers sur le Cloud. Vous disposez d’un espace d’un To pour déposer vos documents, en assurer un partage précis (gestion des droits) et d’une manière totalement sécurisée. Pour en savoir plus cliquez ici !
OneNote est un bloc-notes numérique qui vous permet de prendre des notes avancées (textes, images, dessins, vidéos etc.) à partir de n’importe quel support connecté. Vos notes sont synchronisées en ligne, peuvent être partagées, et vous y accéder partout à partir d’une connexion au web. Pour en savoir plus cliquez ici !
Outlook
La messagerie historique de Microsoft est donc aujourd’hui déclinée en ligne. On retiendra que dans le tableau de bord d’Office 365 en ligne l’application a été divisée en quatre outils : Courrier, Calendrier, Contacts et Tâches.
Planner est un outil en ligne de gestion d’équipe. Simple et visuel il vous permet d’organiser les tâches de vos coéquipiers dans des tableaux et des cartes. Au premier coup d’œil vous suivez l’avancement des projets en cours. Pour en savoir plus cliquez ici !
Power BI
Power BI est une suite d’outils d’analyse commerciale permettant d’analyser des données et de partager des informations. Réservé exclusivement aux professionnels de l’analyse de données, cet outil offre un ensemble de vues chiffrées mises à jour en temps réel. Vous disposez également d’un Power BI Desktop qui vous permets de créer des rapports personnalisés d’une manière intuitive.
PowerPoint
C’est l’application historique de création de présentations animées de la suite Office. On y retrouve toutes les fonctions de mise en forme des fameuses diapos, les animations, les transitions etc.
Publisher
Logiciel de PAO, Publisher est distribué dans sa version 2016 à partir d’un compte Office 365 bien qu’il n’ait pas été décliné dans une version en ligne. Publisher est plutôt réservé à des professionnels de l’infographie et de la publication numérique.
SharePoint
SharePoint désigne en vérité un ensemble de technologies qui permettent de créer des sites privés pour partager des informations et des documents. On parle de SharePoint Online lorsqu’on n’utilise que l’application de création et de gestion des sites en lignes sans se préoccuper de la structure serveur (SharePoint Server). A noter l’existence d’un SharePoint Designer 2013 pour réaliser des interfaces (pas de version 2016).
Skype Entreprise
Anciennement Lync, Skype est l’application de messagerie instantanée de Microsoft. Attention de ne pas confondre la version grand public de Skype (disponible gratuitement) et sa version plus évoluée nommée Skype Entreprise qui donne accès à des fonctions professionnelles de gestion des contacts ou de téléconférence.
Sway est à PowerPoint ce qu’un flyer est à un catalogue ! Véritable ovni de la suite Office 365, Sway permet de réaliser rapidement des présentations très ponctuelles et très personnalisées, comme des cartes postales évoluées, afin de dynamiser toutes vos communications internes et externes. Pour en savoir plus cliquez ici !
Un nouvel outil en ligne qui propose une messagerie collaborative complète, des fonctionnalités de partage étendu de documents et une bibliothèque de connecteurs à des applications externes, le tout entièrement intégré aux différents outils de la suite Office, c’est ce qu’offre Teams, enfin disponible. Pour en savoir plus cliquez ici !
Vidéo
Cet outil permet de partager et d’accéder en ligne à des vidéos. Vous pouvez personnaliser vos pages de visualisation par chaînes (les différentes origines) et par tendances (actualités).
Word
Sans doute la plus célèbre des applications historiques de la suite, Word est le traitement de texte incontournable de Microsoft Office 365 nous en propose une version en ligne allégée mais qui reste très efficace.
Yammer
C’est l’application en ligne d’Office qui permet de créer ses propres réseaux sociaux ouverts à l’échelle d’un groupe ou d’une entreprise entière et consacrés à une thématique spécifique ou généraliste. Vous pouvez y inviter des membres internes ou externes de votre entreprise.