ONENOTE

Un bloc-notes numérique unique avec OneNote

Avec OneNote, il s’agit de se lancer dans une nouvelle manière de gérer des projets en mode collaboratif, plus efficace, plus rapide, plus partagée…

Il est loin le temps où nous prenions nos notes sur une feuille volante, un bloc papier ou un post-it. Le numérique nous a apporté de nouvelles solutions qui permettent le tri, la hiérarchisation, la planification ou le contrôle de nos notes. OneNote est donc un bloc note électronique qui bénéficie des avantages du cloud et de son interopérabilité avec les autres applications de la suite Office 365.
En avant pour un tour d’horizon des capacités de OneNote !

 

1

Lancez OneNote en local

Lancez de préférence la version locale de l’application. Par défaut, un premier bloc-notes appelé simplement « Mon bloc-notes » est ouvert dans lequel s’affiche une section « Notes rapides ». Première constatation : en faisant défiler cette page de démonstration on découvre qu’elle est constituée d’objets différents, textes, images, liens, vidéos etc. Et, à la droite de la page, la colonne ouverte donne l’accès à un menu comportant deux titres de pages. Cliquez sur « Fonctions de base OneNote ».

Lancez OneNote en local
2

Créez un bloc-notes

Donc, pour résumer : vous pouvez créer autant de bloc-notes que vous souhaitez. Dans chaque bloc-notes vous insérez autant de sections que vous voulez. Et chaque section peut recevoir un nombre illimité de pages de notes. Créons un nouveau bloc-notes. Cliquez sur « Fichier » puis sur « Nouveau ». Choisissez un emplacement sur votre espace OneDrive Entreprise et lorsque la fenêtre de création de fichier apparaît, nommez votre bloc-notes. Cliquez sur le bouton « Créer ». Un message vous propose de partager votre bloc-notes. Cliquez sur « Plus tard ».

Créez un bloc-notes
3

Découverte du contenu

A droite du nom donné à votre bloc-notes, un onglet « Nouvelle section 1 » peut être renommer. Double-cliquer sur cet onglet et changez l’intitulé. Sur la page apparaît la date du jour. Si vous cliquez juste au-dessus vous pouvez titrer votre page. Allez-y. Vous êtes prêt pour prendre vos premières notes. Cliquez n’importe où sur votre page et écrivez ce que vous voulez. Vous constatez que votre texte s’insère dans une zone sélectionnable que vous pouvez déplacer et redimensionner à souhait. C’est une zone de texte que vous êtes libre d’organiser à la manière d’un traitement de texte. Vous pouvez y insérer des images, des liens ou une vidéo. L’onglet « Insertion » du menu principal vous montre les différentes options possibles.

Découverte du contenu
4

Insérez un fichier

Vous pouvez incorporer dans une note un fichier. Selon le type de fichier, OneNote vous propose de l’insérer en tant qu’objet joint ou en tant qu’objet modifiable (un tableau Excel par exemple) ou sous forme d’une impression (une image). Essayez. Cliquez sur l’icône « Fichier joint » du menu « Insertion ». Sélectionnez un fichier texte sur votre disque dur. Cliquez sur le bouton « Insérer ». Une fenêtre vous propose de « Joindre un fichier » ou de « Insérer une impression ». Choisissez la seconde option. L’image est fabriquée par OneNote et s’insère dans votre page.

Insérez un fichier
5

Dessinez

Les possibilités d’insertion de notes textuelles, d’objets divers et variés, de fichiers, sont complétées par le menu « Dessiner » qui vous offre les outils pour dessiner à la main vos proches éléments. Pour peu que vous possédiez une palette graphique, vous pourrez ajouter vos propres dessins ou schémas à vos notes comme vous l’auriez fait sur un bloc papier… Faites-en maintenant l’expérience. Cliquez sur l’onglet « Dessiner », choisissez par exemple l’un des pinceaux proposés dans la rubrique « Outils » et dessinez sur votre page.

Dessinez
Remarque
Tout objet inséré dans votre page est lié à un menu contextuel qui propose un certain nombre d’options spécifiques. Pour accéder à ces menus il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’objet visé.
6

Les indicateurs

OneNote vous permet de hiérarchiser vos notes en leurs attribuant un ou plusieurs « indicateurs ». La liste de ces indicateurs est accessible à partir de l’onglet « Accueil » dans la rubrique « Indicateurs ». Pour attribuer un indicateur à une note cliquez dessus sur le bouton droit de votre souris. Dans le mini-menu flottant cliquez sur la flèche de la liste « Indicateur ». Dans la liste des « balises » cliquez sur la première « A faire ». Une case à cocher s’insère alors devant votre note. Lorsque la tâche décrite sera effectuée il vous suffira de cocher la case pour la valider.

Les indicateurs
7

Suivre l’historique

Lorsque vous travaillez à plusieurs sur une note de travail, il est appréciable de pouvoir constater en un seul coup d’œil l’état global des tâches définies ou la priorisation des nouvelles idées ou tâches. Les indicateurs permettent de gagner réellement un temps conséquent. L’onglet « Historique » du menu (cliquez dessus) offre également des outils de contrôle du contenu. En particulier la fonction « Modifications récentes » vous permet d’afficher rapidement les dernières évolutions du document et les dates et auteurs de ces modifications. Essayez !

Suivre l'historique
8

Gestion du partage

Enfin la gestion du partage de vos notes constitue l’un des points forts de OneNote. Cliquez sur l’onglet « Fichier ». La page « Informations sur le bloc -notes » affiche vos différents blocs-notes. Choisissez-en un et cliquez sur son icône « Paramètres ». Dans le menu cliquez alors sur « Partager ou déplacer ». La page « Partager le bloc-notes » s’ouvre et charge votre carnet d’adresses. Entrer le mail de la personne avec qui vous voulez partager le bloc-notes choisi. Vous pouvez donner un accès simple à la consultation ou la possibilité de modifier vos notes. Un mail est envoyé à l’interlocuteur accompagné éventuellement d’un message personnalisé et d’un lien pour accéder à votre bloc-notes.

Gestion du partage
9

Travail collaboratif

Vous pouvez choisir aussi dans cette page de partager ponctuellement votre bloc-notes pendant une réunion en ligne pour constituer un document de travail dynamique mis à jour en temps réel. Tous vos interlocuteurs accèdent alors à vos notes et, si vous l’autorisez, peuvent le modifier durant la réunion pour un travail collaboratif en temps réel.

Travail collaboratif