ONENOTE

OneNote, une famille d’outils collaboratifs

Quel est le point commun entre un cahier de cours, un carnet à idées, un post-it et un agenda ? C’est facile, chacun est potentiellement un support de prises de notes, en direct et sans chichis (sans mise en forme), à l’ancienne… Aujourd’hui, avec le numérique, on peut faire la même chose et même plus ! OneNote et ses déclinaisons en apportent une preuve évidente.

OneNote Online / OneNote 2016C’est en 1985 lors de la sortie officielle de la première version de Windows (la 1.0), que naît le fameux Notepad, éditeur de texte (à ne pas confondre avec un logiciel de « traitement » de texte). Sa simplicité d’utilisation, son minimalisme fonctionnel et sa popularité lui permette très vite d’acquérir le titre de « bloc-notes » inspiré de la version historique sur papier.

Il faudra plus de 15 ans à Microsoft pour mettre au point un bloc-notes numérique complet, prêt à recevoir nos textes enrichis de dessins, d’images, de sons, de vidéos, de fichiers etc. C’est ainsi qu’en 2003, une première version de OneNote fait son apparition dans la suite Office ouvrant la voie à une forme nouvelle de prises de notes numériques.

Dans Office365, Microsoft va encore plus loin en associant OneNote aux fonctions du Cloud et à ses capacités de partage. Ça n’est plus simplement un bloc-notes individuel qui nous est présenté mais un ensemble d’applications et d’outils qui s’organisent quasiment comme un environnement dédié au travail et à l’échange collaboratifs.

Trois principales applications sont proposées dans le cadre des licences Education dont nous disposons :

 

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OneNote Online / OneNote 2016

OneNote Online / OneNote 2016C’est l’application principale, descendante très évoluée du Notepad, qui permet de créer des blocs-notes différenciés disposant chacun d’un nombre illimité de pages regroupées par chapitres. C’est-à-dire que dans chaque bloc-notes nous pouvons créer autant de rubriques (onglets) que l’on souhaite, et insérer dans chacune de multiples pages accessibles à partir d’un menu.

Le premier grand intérêt de OneNote réside en sa capacité d’accueillir en ses pages quasiment tous les médias numériques disponibles : texte, image, son, vidéo, animation, lien hypertexte etc. On peut également insérer sur une note un fichier sous la forme d’un objet (que l’on ouvre en cliquant dessus) ou sous la forme d’un document scanné. A noter que pour alimenter un document de commentaires ou de modifications, on utilise au choix le clavier, la souris ou même directement un stylet (si vous travaillez à partir d’une tablette).

Partage des blocs-notes

Mais l’intérêt le plus précieux de OneNote c’est que tous les blocs-notes générés sont partageables. Ainsi, un bloc-notes peut être créer comme document actif et chapitré de référence autour d’un projet, document que tous les participants peuvent éventuellement modifier.

Un exemple très révélateur d’utilisation de OneNote est le « compte-rendu de réunion ». Il fut un temps où l’un des participants à une réunion était choisi, bien malgré lui, pour établir ce genre de compte-rendu. Il devait envoyer par mail le CR aux autres participants, récolter les modifications éventuelles, modifier le document, le renvoyer pour validation etc. Désormais, il suffit qu’une note soit créée et partager entre tous pour que chacun y insère directement ses modifications ou ses commentaires. Le document unique ainsi partagé est rempli en direct par tous les participants à la réunion avant d’être archivé et consultable par tous définitivement. On imagine aisément le temps gagné grâce à ce genre de pratiques.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de OneNote, consultez sa fiche spécifique sur le site ENT@IONIS.

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Class Notebook (OneNote pour la classe)

A partir de l’offre Office 365 Education dont nous disposons, apparaît le complément Class Notebook, un add-in pour OneNote destiné aux enseignants. Il propose la création d’un environnement de travail constitué de blocs-notes individuels pour les étudiants, d’une bibliothèque de contenu et d’un espace dédié au travail collaboratif.

Class Notebook (OneNote pour la classe)En début d’année estudiantine l’enseignant réalise donc un environnement complet à partir de Class Notebook (ou OneNote pour la classe) dans lequel un bloc-notes individuel est créé pour chacun des élèves de la classe. L’enseignant peu accéder et intervenir dans chacun des blocs-notes tandis que les étudiants ne voient que leur propre bloc-notes.

Parallèlement un bloc-notes bibliographique est mis en place. Seul l’enseignant pourra ajouter ou modifier son contenu. Chaque étudiant y accède en consultation mais peut copier un contenu sur son propre bloc-notes. C’est un espace qui peut contenir toutes sortes de documents : articles, modèles de fichiers de travail, feuilles de contrôles etc.

Enfin un espace de partage est prévu pour faciliter le travail en collaboration entre les étudiants, par groupes ou tous ensembles, une bonne manière de constituer des projets coopératifs.

De nombreux avantages
  • Centralisation des documents de cours : toute la matière bibliographique du cours est partagée sur le Cloud par l’enseignant avec l’ensemble de ses étudiants, terminés les documents perdus ou non-reçus par mail.
  • Communication individualisée : l’enseignant accède en ligne aux travaux de chaque étudiant de sa classe et peut intervenir d’une manière individualisée (corrections, commentaires, aide…). L’étudiant bloqué sur un problème peut aussi interroger son professeur à distance.
  • Suivi scolaire précis : que ce soit pour fournir à la classe des modèles cadrés de documents (plannings, présentations, gestion de tâches…) ou pour assurer les notations à partir de contrôles en ligne (QCM, interrogations, rapports…), l’enseignant garde en temps réel un œil sur les difficultés éventuelles et sur l’avancement des travaux de ses étudiants.

Au-delà de ces avantages et comme pour tous les documents synchronisés sur le Cloud, un enseignant peut partager un Class notebook avec d’autres enseignants ou avec l’administration de l’école.

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Staff Notebook (OneNote du personnel enseignant)

La troisième application de la famille OneNote est destinée à faciliter l’intercommunication entre le personnel administratif et les enseignants. L’environnement proposé est en tous points équivalent à celui du Class Notebook hormis le fait que cette fois c’est le responsable administratif qui crée l’espace, qui dédie à chaque enseignant un bloc-notes individualisé et qui s’occupe de mettre à disposition tous les documents administratifs communs (comme par exemple les bulletins de notes…).

Le Staff Notebook va permettre de normaliser facilement les documents de gestion des classes et d’offrir aux enseignants toute la documentation administrative nécessaire et mise à jour.

Conclusions

Il semble désormais indéniable qu’un outil tel OneNote représente un pas important dans l’adoption d’un mode de travail collaboratif. Chaque participant à un projet accède lorsqu’il le souhaite à un, et un seul, document de travail actif, complet et organisé. Il n’est plus dans l’attente d’informations, c’est lui-même qui se connecte aux documents centralisés qu’il peut, s’il le souhaite (et s’il y est autorisé), modifier.

Dans le cadre d’une école, un enseignant peut donc aménager un espace fluide et cadré d’échanges avec ses étudiants, alors même que l’administration met à sa disposition tous les outils administratifs dont il a besoin.

Il est évident que ces applications font naître une dynamique de travail beaucoup plus efficace et nous permettront de gagner beaucoup de temps.