FICHE ONEDRIVE

Travailler à deux sur un document partagé

Vous voulez travailler à plusieurs sur un document ? Vous voulez éviter d’avoir à vous envoyer différentes versions par mail ? C’est l’une des fonctions principales de OneDrive Entreprise.

Etape n°1 : synchronisez vos documents dans le Cloud

OneDrive Entreprise installe sur votre ordinateur un dossier particulier dont l’icône en forme de nuage bleu est facilement reconnaissable. Lorsque vous êtes en ligne, tout le contenu de ce dossier est automatiquement copié sur un serveur mis à votre disposition par Microsoft dans le cloud. On parle alors de synchronisation. En particulier, si vous êtes connectés et que vous modifiez l’un des documents de votre répertoire OneDrive Entreprise, la sauvegarde du fichier aura deux effets : sauvegarder en local votre document et lancer la synchronisation de ce fichier sur le cloud. Ainsi, considérez que chacun de vos documents « partagés » est toujours à minima présents à deux endroits physiques : sur votre disque dur en local et dans un espace dédié dans le Cloud.

Etape n°2 : partagez vos documents avec vos collaborateurs

OneDrive Entreprise dispose d’une interface en ligne très simple de gestion des partages de vos documents. Vous pouvez ainsi accorder des droits de lecture uniquement ou de modification de ces documents à un utilisateur qu’il soit un collaborateur direct, un membre de votre entreprise ou même un interlocuteur externe. Lorsque vous partagez un fichier (voir l’astuce « Partager un document sur OneDrive ») l’utilisateur que vous avez sélectionné reçoit par mail une notification du partage et un lien pour accéder au fichier en ligne.

Etape 3 : travaillez, la synchronisation se fait pour vous !

Les trois cas les plus courants de synchronisation interviennent ainsi :

1

Vous modifiez vous-même votre fichier

Au moment où vous sauvegardez votre fichier en local la synchronisation se met en œuvre et votre document est mis à jour sur le Cloud. Lorsque les autres intervenants seront connectés leurs documents en local se mettront à jour automatiquement. (Remarque : vous pouvez visualiser la synchronisation directement dans votre dossier OneDrive Entreprise. Une mini icône apparaît en effet sur chaque document. Si l’icône est verte le document est à jour. L’icône est une double flèche bleue, votre document est en cours de synchronisation. Enfin si l’icône est une croix rouge cela indique que la synchronisation est en attente).

2

Un collaborateur a modifié un document

Au moment où vous vous connectez au web OneDrive vérifie que vous possédez la dernière version du document. Il effectue alors le remplacement de votre fichier en local par celui plus récent qu’il trouve sur le Cloud.

3

Vous modifiez un document en même temps qu’un autre intervenant

Vous voyez en direct les modifications de votre partenaire s’afficher sur votre document et lui voit également propres modifications s’effectuer et vous constatez que vous ne pouvez intervenir en temps réel dans la zone de modification de l’autre intervenant. En revanche vous gardez la liberté d’avancer sur la modification du document sans avoir à attendre que l’autre utilisateur ait terminé.

Conclusion :

Travailler à deux ou plusieurs sur un même document partagé (même en temps réel) est rendu possible grâce au Cloud et aux techniques de gestion de partage qu’offre en particulier OneDrive Entreprise.
Il faut cependant savoir que dans certains cas (lorsqu’on travaille sur un document hors connexion par exemple) OneDrive ne saura pas choisir quelle est réellement la dernière version viable du document. Dans ce cas OneDrive sauvegarde votre fichier dans le répertoire local « OneDrive Entreprise – Modifications non synchronisées » que vous trouverez dans « C:/Utilisateurs/nom d’utilisateur/ ». Il vous faudra alors reprendre le document en ligne et y refaire vos dernières modifications.