ASTUCE OUTLOOK

FindTime – Planifier un rendez-vous (local)

Vous travaillez en groupe et vous éprouvez toujours la même difficulté à établir rapidement une date et une heure de rendez-vous ? FindTime est un add-in d’Outlook (complément) qui permet d’organiser facilement des réunions de groupe.

Il rassemble par mail l’ensemble des disponibilités (jours et heures) de tous les participants. À partir des réponses récoltées il suggère intelligemment le jour et l’heure du rendez-vous. Voici comment l’utiliser à partir d’Outlook en local :

 

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Vérifiez FindTime

Commencez par vous assurer que l’add-in FindTime est bien activé dans Outlook. Vous devez le voir apparaître dans le ruban du menu « Accueil » (normalement en haut à droite). Dans le cas contraire veuillez vous référer à notre astuce Ajout d’un complément dans Outlook.

Vérifiez FindTime
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Nouveau message

Cliquez sur le bouton « Nouveau message électronique ». La fenêtre « Message » s’ouvre. Insérez dans le champs « À… » l’ensemble des mails des contacts que vous souhaitez inviter à votre réunion. Donnez un sujet à la réunion dans le champs « Objet ». Puis cliquez sur le bouton « New Meeting Poll ».

Nouveau message
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Paramétrez

Un panneau « New meeting poll » apparaît. Définissez la durée de la réunion (Duration) et éventuellement la zone horaire (en cliquant sur l’icône horloge). Vous remarquez que la case « Work Hours » est cochée par défaut vous assurant un rendez-vous pendant les jours et les heures classiques de bureau.

Paramétrez
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Planifiez

En dessous, un calendrier affiche la semaine en cours. Vous pouvez changer de semaine (flèche vers la droite sur le bandeau du mois). Il vous suffit de sélectionner successivement vos propositions horaires (même sur plusieurs jours) pour une réunion en cliquant sur les cases bleues correspondantes à vos disponibilités (celles-ci passent en vert). Une fois vos dates et heures sélectionnées cliquez sur le bouton « Next ».

Planifiez
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Le récapitulatif

Vous voyez alors apparaître un récapitulatif de vos propositions pour un rendez-vous. Vous pouvez éventuellement retirer certaines heures ou même revenir en arrière le cas échéant. Sinon, cliquez sur le bouton « Insert to mail ». Un message prêt à être envoyé s’ouvre dans lequel est inséré une invitation à la réunion destinée à vos interlocuteurs.

Le récapitulatif
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Envoyez les invitations

Chaque participant reçoit un message contenant un lien « View and select invite times ». En cliquant dessus, chacun accède à un calendrier qui lui permet de choisir parmi les dates et heures proposées celles pour lesquelles il est disponible. Lorsque tout le monde a voté, l’organisateur reçoit un message de confirmation de fin des votes et chaque participant reçoit une invitation à la réunion prenant en compte les disponibilités de chacun.

Envoyez les invitations
Remarque

Il est évident que plus le nombre des participants est élevé et plus l’établissement d’un rendez-vous est compliqué. Pour augmenter les chances de trouver une date pour un groupe imposant l’idéal est de proposer de nombreuses possibilités le plus en avance possible.
Vous pouvez également consulter cette même astuce pour la version d’Outlook en ligne.