ASTUCE OUTLOOK

Insérer une signature dans un message (local)

Terminer tout courrier électrique par nos coordonnées professionnelles (nom, fonction, téléphone, mail etc) et éventuellement un logo d’entreprise, c’est ce que Outlook propose d’automatiser comme décrit ci-dessous.

On n’imagine pas aujourd’hui pouvoir envoyer un email professionnel sans y insérer une signature reprenant ses coordonnées. Si vous le souhaitez Outlook automatise l’insertion de celle-ci directement dans vos messages… Voici la méthode à partir de votre version locale d’Outlook.

 

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A partir d’un message

Dans Outlook 2016, cliquez sur « Nouveau message électronique ». Dans le ruban en haut du message cliquez sur le bouton « Une signature » puis cliquez sur la commande « Signatures ».

A partir d'un message
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Nouvelle signature

Dans la fenêtre « Signatures et thèmes », dans l’onglet « Signature électronique » commencez par cliquer sur le bouton « Nouveau » pour en créer une nouvelle.

Nouvelle signature
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Personnalisation

Dans le champ « Modifier la signature » qui se présente comme un éditeur de texte classique, insérez vos éléments : nom, prénom, fonction, numéro de téléphone etc.
Vous pouvez même insérer un lien vers un site internet ou une image en ligne (un logo par exemple).

Personnalisation
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Automatisation

Enfin, pour l’automatisation, sélectionnez votre « Compte de messagerie » (si vous avez plusieurs comptes) et choisissez votre signature dans « Nouveaux messages » et « Réponses/transferts ». Validez en cliquant sur le bouton « Ok ».

Automatisation
Remarque

Vous pouvez vérifier la bonne prise en compte automatique en créant simplement un nouveau message dans Outlook. Sachez également que vous pouvez importer un texte ou un montage en HTML à cet endroit en le copiant directement dans la fenêtre signature.
Enfin, si vous avez plusieurs comptes, vous pouvez bien évidemment avoir plusieurs signatures et préciser à Outlook laquelle utiliser avec telle ou telle adresse email.
Cliquez sur ce lien pour accéder à la version « Outlook en ligne » de cette astuce.