ASTUCE OUTLOOK

Partager son calendrier (en local)

Vous voulez partager votre planning avec un groupe de projet ? Vous souhaitez pouvoir rendre disponible votre agenda auprès d’un collaborateur ? Voici comment faire dans Outlook en local :

 

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Lancez Outlook

Lancez Outlook 2016 puis cliquez sur l’icône « Calendrier » en bas à gauche de votre boite de réception.

Lancez Outlook
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Votra agenda en partage

Une page dédiée s’ouvre qui vous affiche l’ensemble de vos agendas actifs. Dans la rubrique « Mes calendriers » (dans la colonne de gauche) vous pouvez choisir d’activer ou de désactiver les affichages.

Votra agenda en partage
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Partagez

Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur l’agenda que vous souhaitez partager. Dans le menu qui apparaît sélectionnez « Partager » puis cliquez sur le bouton « Partager le calendrier ».

Partagez
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Gérez les autorisations

Un nouveau message apparaît ayant pour objet « Invitation de partage… ». Insérer dans le champ « À » l’adresse du destinataire. Vous pouvez cocher l’option « Demander l’autorisation d’afficher le Calendrier du destinataire » pour que celui-ci vous donne également accès au sien. Dans ce cas l’objet du message devient : « Demande de partage : Calendrier ».

Gérez les autorisations
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Options de partage

Vous avez ensuite la possibilité de définir le type d’accès que vous proposez à votre destinataire dans la liste « Détails ». Les trois options sont :

  • « Disponibilité uniquement » : les heures s’affichent comme « libre », « occupée » ou « provisoire »,
  • « Détails limités » : inclut la disponibilité et l’objet des éléments,
  • « Tous les détails » : votre interlocuteur voit votre calendrier complet.

Choisissez par exemple « Détails limités ».
Cliquez sur le bouton « Envoyer ». Un message de confirmation apparaît. Cliquez sur « Ok » pour confirmer.

Remarque

Votre interlocuteur reçoit alors un message qui lui offre trois choix : Autoriser (s’il accepte de partager son propre calendrier), Refuser (s’il ne souhaite pas le partager), Ouvrir ce Calendrier (s’il souhaite accéder directement au votre).

Cliquez sur ce lien pour accéder à la version « Outlook en ligne » de cette astuce.