ASTUCE OUTLOOK

Permettre la visualisation de votre calendrier

Vous gérer un projet et vous ignorez la disponibilité des différents intervenants. Vous organisez une réunion et une question simple se pose : à quel moment tous vos interlocuteurs sont-ils disponibles en même temps ? Une solution radicale : le partage en visualisation des calendriers !

L’efficacité de tout projet est étroitement liée à l’organisation des traditionnelles réunions opérationnelles (brainstorming, points d’avancement, résolution des problèmes rencontrés etc). Partager ses informations de calendriers devient donc un argument de gain de temps non négligeable. Nous vous proposons d’apprendre à le faire dans Outlook.

 

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Lancez Outlook

Lancez votre version locale d’Outlook. En bas à gauche de la page, dans le volet de vos dossiers, cliquez sur l’icône « Calendrier ».

Lancez Outlook
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Accès au partage

En haut de page dans le ruban, vous disposez de trois boutons actifs dans la rubrique « Partager » : « Envoyer le calendrier par courrier électronique », « Partager le calendrier » et « Autorisation du calendrier ».

Accès au partage
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Préparer le partage

Cliquez sur la première option : « Envoyer le calendrier par courrier électronique ». Il s’agit ici d’offrir à vos interlocuteurs un accès en visualisation à votre calendrier. Ainsi, s’ouvrent en même temps un nouveau message et une fenêtre de paramétrage de l’accès.

Préparer le partage
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Les dates

Choisissez d’abord votre calendrier dans la liste « Calendrier ». Définissez ensuite les dates que vous souhaitez partager de votre calendrier. Vous pouvez limiter la consultation de votre calendrier au choix d’un jour jusqu’à sa totalité ou définir une plage de dates précises. Choisissez par exemple « Les 7 prochains jours ».

Les dates
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Détails

La rubrique « Détail » vous offre trois options : « disponibilité uniquement » (qui ne dévoile que vos heures de disponibilités), « Détails limités » (qui montre également les « objets » de vos heures déjà occupées) et « Tous les détails » (qui révèle tous les éléments de votre calendrier). Sélectionnez cette dernière option.

Détails
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Liste d’événements

Cliquez sur le bouton « Afficher » de la rubrique « Avancé ». Vous pouvez désormais permettre la visualisation de vos éléments marqués comme privé, donner accès aux pièces jointes de vos éléments de calendrier et même choisir la mise en page de l’email que vous allez envoyer. Choisissez d’ailleurs « Liste d’événements » puis validez en cliquant sur le bouton « Ok ».

Liste d'événements
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Envoyez

Il ne vous reste qu’à lister vos interlocuteurs dans le champs « A… » de votre message et de l’envoyer. Vos interlocuteurs reçoivent alors votre calendrier contenant les détails que vous avez souhaité leurs révéler.

Envoyez