ASTUCE OUTLOOK

Programmer l’envoi différé d’un mail dans Outlook

Il existe de nombreuses situations professionnelles qui nous obligent à préparer en avance un message que l’on ne souhaite pas envoyer immédiatement. Outlook propose de programmer facilement la date et l’heure d’envoi d’un mail.

Il est parfois nécessaire de préparer un message à l’avance pour ne l’envoyer que quelques jours plus tard. L’exemple que vous connaissez tous, la fameuse carte de vœux de nouvelle année, illustre parfaitement l’utilité de l’envoi différé d’un message. En quelques clics dans Outlook 2016 voici comment gérer cette programmation.

 

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Lancez Outlook 2016

La fonction d’envoi différé n’existe actuellement que sur la version locale d’Outlook. Lancez Outlook 2016

Lancez Outlook 2016
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Nouveau message

Cliquez sur le bouton « Nouveau message électronique ». Préparez le message que vous souhaitez envoyer en différé en remplissant les champs habituels : destinataires, objet et corps du message.

Nouveau message
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Onglet Options

Cliquez sur l’onglet « Options ». Le ruban de cette rubrique s’installe en haut de page. On y distingue un ensemble de fonctions réunies dans le chapitre « Autres options ». Cliquez sur le bouton « Différer la livraison ».

Onglet Options
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Différer la livraison

La fenêtre « Propriétés » qui s’ouvre affiche trois groupes d’options. A partir du moment où vous faites appel à cette fenêtre pour différer votre envoi, dans le chapitre « Options de remise » vous constatez que la case « Ne pas envoyer avant » est cochée par défaut.

Différer la livraison
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Réglage de l’envoi

Définissez la date et l’heure de votre envoi différé. Par sécurité laissez l’option « Enregistrer une copie du message envoyé » cochée. Après l’envoi programmé vous garderez ainsi une trace de votre envoi. Cliquez sur le bouton « Fermer ».

Réglage de l’envoi
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Envoyer le message

Il vous suffit de cliquer sur le bouton « Envoyer » pour terminer l’opération. Vous constatez que votre message demeure dans votre « Boîte d’envoi ». Le message disparaîtra lorsque l’envoi sera effectif.

Envoyer le message
Remarque

À tout moment vous pouvez reprendre la main sur un message programmé tant qu’il n’a pas été effectivement envoyé. Vous pouvez éventuellement l’envoyer immédiatement en double-cliquant sur votre message dans votre « Boîte d’envoi ». Il vous suffit de retourner sur l’onglet « Options » et modifier les paramètres de l’option « Différer la livraison ».