FICHE PLANNER

Planner – Gestion de projet en mode collaboratif

Vous managez un groupe de travail et vous souhaitez gérer la définition et la répartition des tâches ? Vous voulez pouvoir contrôler l’avancement des différentes phases d’un projet ? C’est ce que propose l’application Planner qui s’ajoute désormais à votre suite Office 365.

Planner vous propose une interface très visuelle de gestion des tâches d’un projet collaboratif. Découvrons ensemble son fonctionnement.

 

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Connectez-vous

Connectez-vous à votre compte Office en ligne à l’adresse : https://portal.office.com.
Dans la liste des icônes d’applications disponibles cliquez sur Planner. L’interface épurée présente une vue générale de vos projets en cours, appelés ici « Plans », en distinguant les favoris (les projets prioritaires) de l’ensemble des plans que vous gérez ou pour lesquels des tâches vous ont été assignées. Pour une première connexion votre page de plans est normalement vide.

Connectez-vous
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Nouveau projet

Commençons par créer un nouveau projet en cliquant sur le bouton « Nouveau plan ». Dans la fenêtre qui s’ouvre remplissez le champs « Nom du plan » et « Description du plan ». Vous constatez que le champs « Adresse de messagerie du plan » se remplit automatiquement (vous pouvez changer cette adresse si vous le souhaitez). Dans un premier temps cliquez sur le bouton « Rendre ce plan public » pour le passer en position « Non ». Validez en cliquant sur le bouton « Créer un plan ».

Nouveau projet
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Interface Plan

La page de votre nouveau plan apparaît. On observe trois zones distinctes : une barre de menu en haut à gauche associée à un « logo » (un carré coloré avec les initiales du projet), un second menu en haut à droite qui permet d’ajouter des membres au projet et de changer le mode d’affichage (par compartiments, par attributions ou par avancement) et une zone présentant les compartiments et les tâches définies.

Interface Plan
Définitions
Compartiment : vous pouvez regrouper les différentes tâches d’un projet dans des « Compartiments », des dossiers spécifiques qui vous permettent d’avoir un regard général plus précis et efficace sur l’avancement des tâches.
Tâche : est un travail unique défini en particulier par son nom, son objet (son contenu), son objectif temps (sa date d’échéance), et son attribution (qui est chargé de la réaliser).
Tableau : c’est la vue par défaut du projet qui présente les compartiments et les tâches.
Graphiques : c’est la vue de synthèse de l’état d’avancement du projet. Cette vue compte le nombre de tâche restantes, signale les retards, les encours, les tâches non commencées et celles terminées, et présente la liste des membres du projet.
Bloc-notes : Vous pouvez associer à votre plan un bloc-note à partir de OneNote.
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Nouvelle tâche

Créons une nouvelle tâche en cliquant sur le bouton « + ». Saisissez le nom de la tâche dans le champ réservé. Puis cliquez sur le bouton « Ajouter une tâche ». Sous la barre « + » apparaît votre première tâche. Cliquez dessus. S’ouvre alors une fenêtre qui va nous permettre de préciser tout l’environnement du travail à effectuer. On y retrouve le titre de la tâche et le nom du créateur de la tâche.

Nouvelle tâche
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Définir les options

Le menu du haut nous propose différentes options. En cliquant sur le bouton « Non commencées » vous pouvez formuler l’état d’avancement de la tâche : « Non commencées », « En cours » ou « Terminées ». Les deux boutons suivant vous permettent de situer la date de début de la tâche et surtout son échéance planifiée. Le dernier bouton (les trois points) offre la possibilité de supprimer la tâche.

Définir les options
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Précisez l’environnement

Vous pouvez maintenant préciser l’environnement de la tâche en y ajoutant une description, en y joignant un fichier ou en y assignant une adresse internet. Vous pouvez également découper la réalisation de la tâche en une série d’étapes à valider. Ajoutez deux ou trois éléments de la « Liste de vérification » en remplaçant plusieurs fois l’intitulé grisé « Ajouter un élément » par un nom d’étape. Les cases de ces étapes seront à cocher au fur et à mesure de leurs réalisations ce qui aura pour effet de barrer l’étape terminée.

Précisez l'environnement
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Les étapes

La fiche de la tâche est remplie. Choisissez entre la description et la liste de vérification (les étapes) ce que vous souhaitez voir apparaître en tant qu’aperçu dans votre page de synthèse de votre plan. Cliquez sur la case « Définir en tant qu’aperçu » correspondante.

Les étapes
Les commentaires
Dans la fiche de chaque tâche est présent un champs « Commentaire(s) » qui permet de créer une conversation exclusivement dédiée à la tâche en question. C’est très pratique pour garder une trace constante des remarques ou des difficultés rencontrées durant l’accomplissement de la tâche.
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Assignation des tâches

Il reste désormais à assigner cette tâche à l’un des membres du groupe de travail. Pour cela cliquez sur le bouton « + Attribuer ». La liste des membres déjà connus du groupe apparaît. Vous pouvez donc immédiatement cliquer sur l’un des noms proposés ou choisir d’intégrer un nouveau membre en cliquant sur « Ajouter une nouvelle personne ».

Assignation des tâches
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Les étiquettes

Avant de refermer la fiche (qui s’enregistre automatiquement) vous remarquez sur le bord droit en haut de la fiche six étiquettes colorées. En passant votre souris sur ces onglets vous pouvez donner à chaque couleur une définition personnalisée (par exemple : Urgent, Prioritaire, Secondaire etc) et assigner l’onglet adéquat à la fiche en cliquant sur le carré de couleur correspondant. Définissez vos onglets et sélectionnez celui correspondant à la fiche en cours. Puis refermez la fiche en cliquant sur la croix en haut à droite de la fiche.

Les étiquettes
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Le suivi par le résumé

De retour sur votre page de plan, cliquez sur le bouton « Hub Planner » qui vous envoie à votre page d’accueil de Planner. Vous constatez désormais la présence du plan que vous venez de créer. En passant la souris sur votre plan vous voyez apparaître trois points. En cliquant dessus vous accédez à la commande « Ajouter aux favoris ». Faîtes-le. Votre plan passe dans la rubrique « Plans favoris » et s’affiche un résumé très visuel de l’état d’avancement de votre projet.

Le suivi par le résumé
Le suivi

Il est intéressant de signaler l’interconnexion efficace de Planner et d’Outlook en ce qui touche aux calendriers, aux contacts et tout ce qui concerne la communication (notifications et messages) entre les membres. Chaque action dans Planner génère automatiquement un message de notification envoyé aux diverses intéressés.