Vous souhaitez gérer et organiser une réunion à distance avec plusieurs intervenants ?
La vidéoconférence avec Skype Entreprise est la solution et grâce à Outlook vous pouvez directement planifier à l’avance officiellement la rencontre. Voici la marche à suivre à partir de Outlook en local :

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Lancez l’application

Pour commencer, vous devez lancer l’application Skype Entreprise. Si elle n’est pas active Outlook ne vous permettra pas d’organiser une réunion Skype. Lancez ensuite Outlook 2016. Cliquez sur l’icône « Nouveaux éléments » puis dans le menu choisissez la commande « Réunion ».

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Créez votre réunion

Dans la fenêtre de réunion qui apparaît remplissez les champs habituels : « A… » (insérez les différents participants), « Objet » (l’objet de la réunion), et les « Heure de début » et « Heure de fin ». Laissez le champs « Emplacement » vide.

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Invitez les participants

Dans le ruban du haut cliquez sur l’icône « Participer à une Réunion Skype ». Le champs « Emplacement » se remplit automatiquement de la mention « Réunion Skype » et un lien « Participer à une réunion Skype » est généré et inséré dans l’espace message qui sera envoyé à tous les participants.

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Définissez les options

Cliquez sur l’icône « Options de la réunion ». Vous pouvez alors gérer différents droits selon le type de réunions que vous souhaitez organiser. S’il s’agit par exemple d’une conférence que vous donnez alors vous pouvez vous définir comme unique « présentateur » et désactiver le son et la vidéo des autres participants. Choisissez vos options et cliquez sur le bouton « Ok » pour valider.

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Envoyez les invitations

Cliquez sur le bouton « Envoyer ». Tous les participants reçoivent une invitation par mail qu’ils peuvent accepter, accepter provisoirement, ou refuser comme pour toute réunion.