TEAMS

Teams, messagerie dédiée au travail collaboratif

Un nouvel outil en ligne qui propose une messagerie collaborative complète, des fonctionnalités de partage étendu de documents et une bibliothèque de connecteurs à des applications externes, le tout entièrement intégré aux différents outils de la suite Office, c’est ce qu’offre Teams, enfin disponible.

Pour travailler efficacement en équipe, ça n’est pas un secret, il faut savoir communiquer en temps réel sur les projets collaboratifs. Mais communiquer aujourd’hui ne consiste pas seulement à utiliser une messagerie instantanée ni à échanger par téléphone ou par mail. Le fait de partager des documents, de planifier et d’assigner des tâches, de référencer les thèmes etc., est devenu un paramètre indispensable à la constitution et à l’efficience d’un projet. C’est pourquoi Teams représente désormais l’un des fleurons des outils que nous vous conseillons d’utiliser. Démonstration !

 

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Accédez à Teams en ligne

Connectez-vous à votre compte Office 365 à l’adresse https://portal.office.com. Dans le « Sélecteur d’applications Office » (bouton en haut à gauche de votre page symbolisé par 9 petits carrés) cliquez sur le bouton Teams.

Accédez à Teams en ligne
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L’interface

L’interface de Teams est constituée de trois colonnes. A gauche une fine colonne affectée au menu principal. A droite une grande colonne accueille tous les contenus. Et entre les deux une colonne surmontée par un champs de « Rechercher » présente les différentes listes de contenu selon la rubrique dans laquelle on se trouve.

L’interface
Remarque

La version en ligne et la version locale de Teams possèdent quasiment la même interface. Seul un bouton « Application » est présent dans le menu paramètre de la version locale qui ne se trouve pas dans la version en ligne. Il existe également une version complète pour mobile de Teams.

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Le menu principal

En haut de la colonne Menu se trouvent les cinq boutons pour accéder aux cinq rubriques principales de l’application. En bas de la colonne un bouton « Commentaire » vous offre la possibilité de faire vos remarques ou de poser vos questions directement aux équipes de Microsoft. Enfin, un dernier bouton vous donne l’accès à quelques paramètres de personnalisation de Teams.

Le menu principal
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Rubrique Activité

Cliquez sur le bouton « Activité ». Vous voyez apparaître la liste des derniers messages vous concernant publiés (hors messages privés). En cliquant sur l’un des titres de la liste vous accédez au message dans son contexte. Notez qu’en haut de la liste vous pouvez décider en cliquant sur « Flux » d’accéder à la liste de tous les messages publiés par l’équipe (c’est-à-dire l’ensemble des contacts de l’équipe).

Rubrique Activité
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Rubrique Conversation

La rubrique « Conversation » est votre nouvel espace de messagerie instantanée. Calqué sur le mode de fonctionnement de Skype, cette rubrique possède tous les outils d’une messagerie avancée : mini éditeur de texte, émoticons, GIF, insertion d’objets (images, calendrier, vidéos etc), vidéoconférence et appel audio.

Rubrique Conversation
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Les conversations

Toutes les pages contenant les fils de discussions sont appelées « Conversation ». En haut de chacune de ces pages se trouvent les onglets « Conversations » (les fils de discussions), « Fichiers » (les fichiers partagés) et « Wiki » (une page destinée à recevoir des articles sans commentaire). Vous pouvez ajouter d’autres onglets soit à partir d’un fichier partagé soit à partir d’un connecteur, c’est-à-dire un lien vers une application extérieure (comme Twitter ou Facebook par exemple…).

Les conversations
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Rubrique Equipes

C’est à partir de la rubrique « Equipes » que vous allez pouvoir constituer vos groupes de contacts et hiérarchiser vos fils de discussions. Pour commencer vous devez cliquer sur « Ajouter une équipe » (bouton en bas de la seconde colonne). Cliquez ensuite sur « Créer une équipe ». Donnez-lui un nom, éventuellement une description, et choisissez de rendre ou non cette équipe publique en choisissant « Privé » ou « Public » dans la liste « Confidentialité ». Cliquez sur « Suivant ». Il ne vous reste plus qu’à ajouter les membres de l’équipe en saisissant successivement leur adresse mail.

Rubrique Equipes
Remarque

Pour l’instant Teams ne permet pas de créer une équipe constituée de membres extérieurs à votre organisation. Vous ne pourrez donc ajouter que des collaborateurs présents dans le carnet d’adresse de votre organisation (dans la limite de 999 membres par équipe).

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Gestion des équipes

L’équipe que nous avons créée s’inscrit donc dans la colonne du milieu. Cliquez sur les trois points en face du nom de l’équipe pour ouvrir son menu. Les commandes classiques « Afficher l’équipe », « Ajouter des membres », « Modifier l’équipe » etc. vous permettent de contrôler la gestion de vos membres.

Gestion des équipes
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Gestion des canaux

Toujours dans le menu de l’équipe, vous découvrez la notion de « Canal ». Cliquez sur « Ajouter un canal ». Nommez-le et cliquez sur le bouton « Ajouter ». Ainsi vous avez la possibilité d’organiser dans une même équipe les fils de discussion par thème.

Gestion des canaux
Remarques

– Vous ne pouvez quitter une équipe dont vous êtes le dernier propriétaire. Vous devez d’abord définir un autre propriétaire parmi les membres de l’équipe.

– Le canal « Général » se crée systématiquement à chaque fois que vous créez une nouvelle équipe. C’est le seul canal que vous ne pouvez pas supprimer.

– Vous pouvez « Suivre » tous les canaux qui vous intéressent et recevoir les notifications.

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Rubrique Réunions

A partir de la rubrique « Réunions » vous pouvez organiser une réunion avec les membres de l’équipe. Cliquez sur le bouton « Planifier une réunion ». La fenêtre qui apparaît est classique pour la création d’une nouvelle réunion. En revanche vous pouvez « sélectionner un canal pour la réunion » s’il s’agit d’une réunion en ligne et que vous souhaitez que tous les membres de l’équipes puissent y participer. Si vous invitez spécifiquement des personnes, ceux-ci recevront par mail une invitation comme celles générées à partir d’Outlook.

Rubrique Réunions
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Rubrique Fichiers

L’un des grands intérêts de Teams se trouve dans la possibilité de partager des fichiers avec les membres d’une équipe. Pour cela, cliquez sur l’onglet « Fichiers » en haut d’une page de conversation et cliquez sur « Télécharger ». Vous pouvez aussi lier un fichier directement à un message qui sera ajouté à la liste de l’onglet « Fichiers ».

Rubrique Fichiers
Conclusion

Avec sa messagerie instantanée calquée sur Skype, son espace de discussion inspiré de Yammer, ses fonctions de partage de fichiers et sa banque de connecteurs, ce que propose l’application Teams c‘est un environnement complet de communication et d’échange dans le cadre d’un projet collaboratif. Ce tout-en-un devrait nous faire gagner beaucoup de temps et de cohérence dans la gestion de nos projets. Essayez-le !