Utiliser les paramètres avancés pour accorder des autorisations

Nous avons vu précédemment comment accéder aux paramètres d’autorisations avancés de SharePoint pour obtenir un contrôle plus fin que les groupes standards (Propriétaires, Membres, Visiteurs). Ce tutoriel se concentre sur une action spécifique : utiliser ces paramètres avancés pour accorder un accès précis à un groupe SharePoint existant sur un élément particulier (comme une bibliothèque de documents, un dossier spécifique ou une liste).

C’est une manipulation utile lorsque vous souhaitez, par exemple, qu’un dossier contenant des livrables de projet ne soit accessible en modification que par le groupe « Comité de Pilotage Projet X », tandis que le reste du site reste géré par les autorisations standards. Cela permet de cloisonner les accès sans multiplier les sites SharePoint. Ce guide vous montre comment procéder, en partant du principe que vous savez déjà où trouver les paramètres avancés.

Prérequis avant de commencer

Pour suivre ce tutoriel efficacement, assurez-vous de :

• Comprendre le concept d’héritage des autorisations et savoir comment l’interrompre (comme vu dans le tutoriel sur l’accès aux paramètres avancés).
• Être propriétaire du site SharePoint ou disposer des permissions nécessaires pour gérer les autorisations.
• Avoir identifié précisément l’élément (bibliothèque, dossier, liste, fichier) qui nécessite des autorisations spécifiques.
• Connaître le nom exact du groupe SharePoint auquel vous souhaitez accorder l’accès. Ce groupe doit déjà exister.

Accorder des permissions spécifiques à un groupe : le guide pratique

L’opération consiste essentiellement à se rendre sur l’élément choisi depuis la navigation Sharepoint, aller dans les paramètres avancés des autorisations ; ensuite, rompre l’héritage des autorisations du site parent, puis à ajouter explicitement le groupe souhaité avec le niveau d’accès adéquat. Le tutoriel interactif ci-dessous illustre cette procédure :

Points importants

Nettoyer les accès hérités : Une fois l’héritage rompu, les groupes qui avaient accès via le site parent (ex: « Membres du site ») sont toujours présents. Si vous souhaitez que seul le nouveau groupe ait accès (ou un accès différent), vous devez sélectionner les groupes hérités non désirés et cliquer sur « Supprimer les autorisations utilisateur ». C’est une étape essentielle pour véritablement restreindre l’accès.

Vérifier les accès : Utilisez le bouton « Vérifier les autorisations » pour contrôler qu’un membre du groupe ciblé a bien l’accès attendu, et qu’un membre d’un autre groupe (qui ne devrait pas y accéder) est bien bloqué.

–Gestion à long terme : Rappelez-vous que chaque autorisation unique ajoute de la complexité. Documentez ces exceptions et revoyez-les régulièrement.