Maîtrisez votre boîte de réception : catégories et dossiers Outlook, le duo gagnant

Catégories et Dossiers : le duo gagnant pour une boîte mail maîtrisée

Ces deux systèmes d’organisation répondent à des besoins différents mais peuvent s’articuler très efficacement. Voyons d’abord leurs forces respectives avant d’aborder leur utilisation conjointe, notamment à la lumière des capacités de recherche de Copilot.

1. Les catégories de couleurs : pour l’action et la visibilité immédiate

L’atout majeur des catégories réside dans leur flexibilité et leur impact visuel. Elles ne déplacent pas l’e-mail mais lui ajoutent une ou plusieurs « étiquettes » colorées. C’est idéal pour :

• Prioriser les actions : Assignez Urgent, À traiter cette semaine, En attente de réponse, À lire plus tard. Un coup d’œil suffit pour identifier les priorités.
• Suivre des sujets transversaux : Utilisez des catégories pour des thèmes qui peuvent toucher des e-mails situés dans différents dossiers ou dans la boîte de réception : Projet Certification, IA, RSE.
• Identifier les expéditeurs / types : Attribuez des couleurs pour Étudiants, Direction Pédagogique, Administration, Partenaires Externes.
• Gérer un flux de travail simple : Des catégories comme À valider, Validé, Refusé offrent un suivi visuel rapide de l’état d’un e-mail, où qu’il soit rangé.

2. Les dossiers : pour le classement structurel et l’archivage

Les dossiers permettent de ranger physiquement les e-mails en les déplaçant hors de la boîte de réception principale. Ils sont parfaits pour :

• Archiver par projet/client/cours : Créez un dossier dédié pour chaque projet majeur (Projet Alpha), chaque cours (Marketing Digital M1), ou chaque entité externe clé.
• Segmenter par année ou période : Un dossier Archives 2024, Archives 2025, etc., est un classique pour désencombrer la boîte de réception principale.
• Isoler des types de communication : Un dossier Veille concurrentielle, RH Infos.

3. L’importance du choix face à Copilot pour Microsoft 365

Ici réside une distinction technique importante pour les utilisateurs de la version payante de l’assistant IA de Microsoft : Copilot pour Microsoft 365 est actuellement capable d’effectuer des recherches et des synthèses sur le contenu des e-mails situés dans vos différents dossiers Outlook. Il peut parcourir l’ensemble de votre boîte aux lettres, y compris les sous-dossiers que vous avez créés.

En revanche, à date (Avril 2025), Copilot ne prend pas en compte les catégories de couleurs comme critère de recherche ou de filtrage. Vous ne pouvez pas lui demander « Résume-moi les e-mails de la catégorie ‘Bleue’ ».

4. Combiner intelligemment catégories et dossiers : le meilleur des deux mondes

Cette limitation de Copilot ne rend pas les catégories obsolètes, bien au contraire ! Elle invite à une utilisation combinée et réfléchie des deux systèmes :

• Structure par Dossiers, Gestion fine par Catégories :
  • Exemple Projet : Créez un dossier Projet Omega. Rangez-y tous les e-mails liés. Utilisez ensuite les catégories Action requise, Information clé, En attente fournisseur à l’intérieur de ce dossier pour gérer le suivi au quotidien. Copilot pourra rechercher dans le dossier « Projet Omega », et vous pourrez filtrer visuellement par catégorie dans ce même dossier.
  • Exemple Pédagogique : Un dossier par matière Comptabilité Analytique S1. À l’intérieur, des catégories Question Étudiant Urgente, Support de Cours, Examen Info.
• Catégories pour action immédiate (Boîte de réception), dossiers pour l’archivage : Utilisez les catégories (À traiter aujourd'hui, À lire) pour gérer le flux entrant dans votre boîte de réception. Une fois l’action terminée ou l’information traitée, déplacez l’e-mail dans le dossier d’archive pertinent (Projet clôturé X, Archives 2024). La catégorie peut alors être retirée si elle n’a plus lieu d’être.