Planifiez vos réunions facilement grâce au sondage de disponibilité Outlook

Pourquoi utiliser le sondage de disponibilité ?

L’intérêt principal est un gain de temps et d’efficacité notable :

1. Moins d’e-mails : Réduit considérablement les allers-retours pour trouver un accord.
2. Coordination simplifiée : Idéal lorsque vous devez planifier avec plusieurs personnes, notamment des participants externes au groupe IONIS dont vous ne voyez pas les calendriers.
3. Visibilité rapide : L’organisateur voit en un coup d’œil quel créneau est le plus populaire ou convient à tous les participants requis.
4. Intégration et Automatisation : Un avantage clé par rapport à des solutions externes (comme Doodle, par exemple) est son intégration native à l’écosystème Office 365. Au-delà de la simplicité d’accès, cela permet d’automatiser l’ensemble du processus : l’outil peut analyser les réponses, identifier le meilleur créneau disponible pour tous les participants requis, et générer automatiquement l’invitation de réunion (avec le lien Teams si nécessaire) si un consensus se dégage, vous faisant gagner encore plus de temps.
5. Prise de décision facilitée : Même sans planification automatique, une fois les réponses collectées, l’envoi de l’invitation finale est simplifié.

Comment créer un sondage de disponibilité ?

La création d’un sondage se fait directement depuis Outlook (client lourd ou version web) lors de la rédaction d’un nouvel e-mail :

1. Rédigez un nouvel e-mail.
2. Ajoutez les participants requis dans le champ « À : » et les participants facultatifs dans « Cc : ».
3. Dans l’onglet « Message » (ou via les options du message selon votre version), cliquez sur « Nouveau sondage de disponibilité » (ou icône similaire).
4. Une fenêtre s’ouvre sur le côté, vous permettant de sélectionner différentes propositions de dates et d’heures. Outlook suggère des créneaux en fonction des disponibilités connues des participants internes.
5. Configurez les options du sondage (ex: notification, planification automatique lorsque le seuil est atteint).
6. Insérez le sondage dans l’e-mail et envoyez-le.

Les participants n’ont plus qu’à cliquer sur le lien dans l’e-mail reçu pour indiquer leurs préférences.

Pour un guide visuel détaillé, étape par étape, consultez ce tutoriel :

Intégrer cette pratique dans votre organisation de réunions vous permettra de fluidifier la planification et de consacrer votre énergie à l’essentiel. Essayez-le dès votre prochaine planification !