Teams : le cas des personnes externes
Basculer en tant qu’invité dans Teams simplifie et enrichit vos échanges avec des personnes externes à votre organisation. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour collaborer efficacement en vous offrant plusieurs avantages clés : vous pouvez échanger des fichiers directement dans les conversations, inviter des utilisateurs externes à rejoindre vos équipes Teams, et profiter pleinement des composants Loop pour un travail collaboratif optimal.
Invité ou externe : faites le bon choix pour collaborer efficacement
Comprendre la différence entre « Externe » et « Invité »
Lorsque vous recherchez une personne extérieure à votre organisation dans Teams, elle peut apparaître sous deux statuts distincts : « Externe » ou « Invité ». Chaque statut possède ses propres particularités qui influencent la façon dont vous interagissez avec ces personnes.
⚠️ Attention : ces deux statuts créent des conversations distinctes, ce qui explique pourquoi vous pourriez parfois avoir du mal à retrouver vos échanges passés. Il est essentiel de comprendre ces différences pour choisir l’option la plus adaptée à votre contexte de collaboration.
Voici un tableau récapitulatif détaillé pour mieux appréhender les implications de chaque statut et faire le bon choix selon vos besoins :
| Type d’interaction | Avantages | Inconvénients | Recommandations |
|---|---|---|---|
| Externe | – Les messages apparaissent directement dans Teams au sein de leur propre organisation, exactement comme ceux de leurs collègues internes. – Très faible risque de manquer les messages envoyés. | – Échange de fichiers impossible. – Absence d’intégration avec les composants Loop. – Impossibilité de rejoindre des équipes Teams externes, limitant les possibilités collaboratives. | Utilisez ce statut pour des échanges simples, rapides et ponctuels. Par exemple, pour confirmer une information ou transmettre un message urgent sans nécessiter de documents ou de collaboration approfondie. |
| Invité | – Possibilité d’échanger des fichiers facilement et directement dans les conversations. – Capacité à rejoindre des équipes Teams pour participer activement aux projets et discussions. – Accès complet aux fonctionnalités avancées comme les composants Loop, permettant une collaboration interactive et dynamique. | – Obligation préalable d’inviter l’utilisateur externe à un groupe Microsoft existant (par exemple via une équipe Teams, un groupe Outlook, ou encore un site SharePoint). – Nécessité pour l’utilisateur invité de basculer régulièrement entre les organisations dans Teams afin de consulter les messages et les équipes dont il fait partie. | Choisissez cette option pour les collaborations régulières, projets communs, ou lors de réunions impliquant des échanges fréquents et approfondis. Il est important d’informer clairement vos invités de la nécessité de changer régulièrement d’organisation pour ne manquer aucune information importante. |
Comment changer d’organisation sur Teams ?
Pour changer facilement d’organisation sur Teams, suivez ces quelques étapes simples et rapides :
Cliquez sur la flèche orange indiquée sur l’image pour ouvrir le menu déroulant :
Légende :
- L’organisation active actuelle dans laquelle vous vous trouvez.
- Votre adresse e-mail associée à votre organisation actuelle, qui sert d’indicateur rapide.
- Une liste complète des autres organisations auxquelles vous avez accès grâce à une invitation préalable. Si vous êtes actuellement connecté à une autre organisation, la vôtre apparaîtra également clairement dans cette liste pour faciliter les changements rapides d’organisation.
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