Créer une réunion à partir d’un e-mail
Vous venez de recevoir un e-mail ou participez à un échange qui nécessite clairement une discussion plus approfondie en direct ou à distance ? Plutôt que d’ouvrir votre calendrier, créer une nouvelle réunion, copier l’objet, puis rechercher et ajouter manuellement tous les participants du fil de discussion, Outlook intègre une fonctionnalité très pratique pour simplifier ce processus.
Découvrez comment transformer un e-mail en invitation de réunion en quelques clics, en conservant le contexte et les interlocuteurs, pour une efficacité maximale au quotidien.
Comment faire ? C’est très simple !
La solution réside dans le bouton Réunion, accessible directement depuis l’e-mail concerné.
- Sélectionnez l’e-mail dans votre liste ou ouvrez-le dans une fenêtre séparée.
- Dans le ruban en haut de la fenêtre (onglet « Accueil » ou « Message »), repérez le groupe d’actions « Répondre ». Vous y trouverez le bouton Réunion !
- Cliquez sur ce bouton Réunion.
Que se passe-t-il ensuite ?
Outlook ouvre instantanément une nouvelle fenêtre d’invitation à une réunion, pré-remplie avec les informations essentielles :
- Les participants : Toutes les personnes présentes dans les champs « À » et « Cc » de l’e-mail sont automatiquement ajoutées dans les champs « Obligatoire » et « Facultatif » de l’invitation.
- L’objet : L’objet de l’e-mail est repris comme titre de la réunion.
- Le contexte : Le contenu complet de l’e-mail original est copié dans le corps de l’invitation, permettant à tous les participants d’avoir l’historique de la discussion.
Finalisez et envoyez !
Il ne vous reste plus qu’à :
- Vérifier et ajuster la liste des participants si nécessaire (ajouter/supprimer).
- Choisir la date et l’heure de la réunion, en utilisant éventuellement l’assistant de planification.
- Ajouter un lieu ou vérifier que le lien de réunion Teams est bien généré si besoin.
- Modifier ou compléter le corps de l’invitation si vous souhaitez ajouter des points d’agenda ou des précisions.
- Cliquer sur Envoyer.
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