Maîtrisez la recherche Outlook pour retrouver vos emails en un clin d’œil

Affinez vos recherches avec les opérateurs et champs spécifiques

Plutôt que de simplement taper un mot-clé dans la barre de recherche, utilisez des commandes précises pour dire à Outlook exactement ce que vous cherchez.

1. Rechercher par expéditeur ou destinataire :

• Pour trouver les emails envoyés par une personne spécifique : tapez De: suivi du nom ou de l’adresse email.
  • Exemple : De:"Jean Dupont" ou De:[email protected]
• Pour trouver les emails envoyés à une personne : tapez À: suivi du nom ou de l’adresse.
• Pour trouver les emails où une personne était en copie : tapez Cc: suivi du nom ou de l’adresse.

2. Cibler l’objet du message :

• Si vous vous souvenez d’un mot ou d’une expression dans l’objet : tapez Objet: suivi de votre terme.
  • Exemple : Objet:"Compte rendu réunion"

3. Utiliser les guillemets pour une expression exacte :

• Si vous cherchez une phrase précise dans le corps ou l’objet de l’email, mettez-la entre guillemets.
  • Exemple : "validation du budget prévisionnel"

4. Combiner les critères avec AND, OR, NOT :

• AND (ET) : Pour trouver les emails qui contiennent tous les termes spécifiés. La plupart du temps, l’espace entre les mots suffit, mais AND peut clarifier.
  • Exemple : De:"Sophie Martin" Objet:Budget AND ProjetX (Cherche les emails de Sophie Martin avec « Budget » et « ProjetX » dans l’objet)
• OR (OU) : Pour trouver les emails qui contiennent l’un ou l’autre des termes.
  • Exemple : Objet:"Compte rendu" OR Objet:CR (Cherche les emails avec « Compte rendu » ou « CR » dans l’objet)
• NOT (NON ou SAUF) : Pour exclure des emails contenant un certain terme. Utilisez le signe moins - juste avant le mot à exclure ou l’opérateur NOT.
  • Exemple : Objet:Réunion NOT Budget ou Objet:Réunion -Budget (Cherche les emails avec « Réunion » dans l’objet, mais pas ceux contenant « Budget »)

5. Préciser une période :

• Utilisez des mots-clés comme Reçu:aujourd'hui, Reçu:hier, Reçu:cette semaine, Reçu:le mois dernier, Reçu:cette année.
• Utilisez des opérateurs de comparaison (>, <, >=, <=) avec des dates au format JJ/MM/AAAA.
  • Exemple : Reçu:>01/01/2024 (Emails reçus après le 1er janvier 2024)
  • Exemple : Reçu:>=01/01/2024 ET <=31/03/2024 (Emails reçus au premier trimestre 2024)

6. Rechercher les pièces jointes :

• Pour trouver les emails contenant des pièces jointes : tapez ContientPiècesJointes:oui ou hasattachments:yes.
• Pour trouver les emails avec une pièce jointe portant un nom spécifique : tapez PièceJointe:"NomDuFichier.pdf" ou attachment:"NomDuFichier.pdf".

N’oubliez pas l’étendue de la recherche !

Juste à côté de la barre de recherche, vous pouvez définir où Outlook doit chercher :

• Boîte aux lettres actuelle : Cherche dans l’ensemble de votre compte mail.
• Dossier actuel : Limite la recherche au dossier que vous consultez.
• Sous-dossiers : Étend la recherche au dossier actuel et à tous ses sous-dossiers.
• Tous les éléments Outlook : Cherche partout, y compris dans le calendrier, les contacts, etc.

En choisissant la bonne étendue, vous accélérez encore davantage votre recherche.

En maîtrisant ces quelques techniques, vous ne perdrez plus de temps à chercher désespérément une information. Expérimentez avec ces opérateurs et champs pour trouver la combinaison qui fonctionne le mieux pour vous. Votre boîte de réception vous semblera tout de suite beaucoup plus organisée !