Utiliser des fichiers CSV dans Excel

Bien utiliser les CSV dans Excel

Un fichier CSV est en réalité du texte qui permet de générer un tableau, selon cette logique :

• Chaque ligne est séparée par un retour à la ligne
• Chaque colonne est séparée par un séparateur (en général la virgule ou le point-virgule, plus rarement le « pipe » c’est à dire le caractère de barre verticale |).

L’image ci-dessous montre un fichier CSV avec pour séparateur le point-virgule :

Lorsque vous ouvrez directement un fichier CSV avec Excel, vous risquez des erreurs d’affichage : caractères spéciaux mal interprétés, colonnes mélangées ou perte des zéros initiaux.

Voici comment éviter ces pièges grâce aux bons réflexes d’importation :

• Spécifier le séparateur adapté pour obtenir des colonnes lisibles immédiatement.
• Choisir le bon encodage (UTF-8 pour conserver les caractères accentués).

Séparer les données pour les rendre plus visible

Lors de l’import d’un fichier CSV dans Excel, il arrive que toutes les données soient placées dans une seule colonne. Pour résoudre ce problème, vous pouvez utiliser la fonction intégrée d’Excel « Texte en colonnes ».

Ce tutoriel vidéo rapide vous montre comment procéder facilement :

Choisir le bon encodage

Il peut arriver qu’Excel rencontre des difficultés à lire correctement un fichier CSV. Cela passe notamment par des accents qui sont remplacés par des caractères comme le montre la figure ci dessous :

Ce type de problème survient souvent lorsque le fichier CSV est encodé en UTF-8, mais qu’Excel l’ouvre en utilisant un autre encodage par défaut, comme ANSI. Pour éviter ces erreurs d’affichage, il est recommandé d’importer le fichier CSV en spécifiant explicitement l’encodage UTF-8 dans l’assistant d’importation d’Excel.

Pour résoudre ce problème, il est conseillé de :

1. Ouvrir Excel et créer un nouveau classeur.
2. Aller dans l’onglet Données et sélectionner À partir d’un fichier texte/CSV.
3. Choisir le fichier CSV à importer.
4. Dans la fenêtre d’importation, définir l’Origine du fichier sur 65001 : Unicode (UTF-8).
5. Vérifier que le séparateur de colonnes est correct (par exemple, point-virgule ou virgule).
6. Cliquer sur Charger pour importer les données.

En suivant ces étapes, les caractères spéciaux devraient s’afficher correctement dans Excel.

Il est également possible d’utiliser un éditeur de texte comme Notepad++ pour vérifier et, si nécessaire, convertir l’encodage du fichier CSV en UTF-8 avant de l’importer dans Excel.

Préserver les zéros non significatifs (codes postaux, numéros)

Si votre fichier CSV contient des nombres commençant par zéro, par exemple des codes postaux (06000) ou des numéros d’élève (00012345), Excel risque de supprimer les premiers zéro. Voici comment faire pour y remédier :

1. Dans Excel, cliquer sur l’onglet « Données » puis sélectionner « À partir du texte/CSV« 
2. Sélectionner le fichier puis cliquer sur « Importer ».
3. Dans l’aperçu, cliquer sur Transformer les données.
4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionner la colonne concernée puis faire un clic droit dessus puis → « Type de données » et choisir « Texte ».
5. Fermer & Charger.
   
   Résultat : les chaînes 06000 ou 00012345 restent intactes.

Exporter son travail en CSV

Si vous souhaitez exporter un fichier Excel (en *.xlsx) vers du format CSV, il vous suffit de cliquer sur « Fichier » et « Enregistrer sous ».

Choisir l’option « CSV UTF-8 (délimité par des virgules)« 

⚠️ : Le séparateur choisi dépend des paramètres régionaux de Windows. En France, contrairement à ce qui est affiché, le séparateur créé sera le point virgule.